It's necessary for the employees to keep duplicates of any important...

It's necessary / for the employees / to keep duplicates of any important documents.

질문자님은 이렇게 띄어서 해석하신 것 같네요. 의미가 달라집니다.

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It's necessary for the employees / to keep duplicates of any important documents.

이렇게 띄어서 해석해야 정확한 뜻을 알 수 있어요.

이 문장에서 for은 ~를 위해서 라기보다는 ~에게 라는 의미로 쓰이네요. (그것은 직원들에게 중요하다 / 어떤 중요한 문서든 사본을 저장하는 것)

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한국어로 번역했을 때도 문장이 매끄럽게 흘러가는지를 확인하세요. 단어를 많이 아는 것도 중요하지만, 단어가 가진 여러 뜻을 전부 아는 것도 중요한 포인트입니다. 비슷한 문장들을 여러 번 해석해 보는 것도 좋은 공부법이 될 수 있겠네요.

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영어 공부 파이팅하세요!